Maîtriser la comptabilité fiduciaire : conseils pour les professionnels de la finance
En tant que fiduciaire, vous avez l'obligation de présenter la valeur d'une succession lorsque vous prenez vos fonctions, la valeur à la fin de la période, ainsi que chaque transaction qui a eu lieu tout au long de l'administration. Ensemble, ces annexes racontent la façon dont la succession ou la fiducie a été gérée par les parties prenantes concernées, qu'il s'agisse des bénéficiaires, du tribunal ou d'autres parties intéressées.
Dans cet article de blogue, nous allons vous expliquer tout ce que vous devez savoir : définir la comptabilité fiduciaire, offrir un guide étape par étape sur la gestion des actifs en fiducie et examiner certaines des principales considérations. Nous explorerons également comment la technologie peut soutenir et rationaliser ce processus administratif essentiel.
Qu'est-ce que la comptabilité fiduciaire ?
La comptabilité fiduciaire fait référence à la gestion des actifs de la fiducie et un tableau détaillé des actifs d'une fiducie est requis. Une annexe décrit les actifs en place au début de la période et donne un aperçu de la valeur brute de la succession au moment où le fiduciaire assume la responsabilité. Il est essentiel d'enregistrer la valeur de chaque actif lorsque vous prenez en charge la gestion de la succession ou de la fiducie, et de le faire aussi rapidement et précisément que possible.
Une autre annexe détaille les actifs disponibles à la fin de la période. Selon les règlements et les conditions de la fiduciaire, le fiduciaire doit soit le présenter au compte final (par exemple à la cessation de la fiducie), soit dans un rapport comptable annuel. Quoi qu'il en soit, cette annexe devrait indiquer la valeur de chaque actif disponible, y compris les actifs détaillés au début, et tout actif acquis au cours de l'exercice comptable.
En comparant les deux annexes, les bénéficiaires et les autres intervenants peuvent voir comment la fiduciaire ou la succession s'est comporté et peuvent avoir un aperçu de la façon dont vous avez rempli votre obligation en tant que fiduciaire.
Les fiduciaires adoptent différentes approches en matière d'investissement. Par exemple, Fiduciary Trust Company International utilise une approche descendante pour sélectionner les secteurs et les devises au moyen d'une analyse fondamentale et d'une approche ascendante pour construire des portefeuilles d'actions et de titres à revenu fixe et utilise des recherches exclusives pour justifier ses investissements.
Gestion de la comptabilité fiduciaire : le processus étape par étape
Les fiduciaires et les professionnels des finances ont l'obligation de gérer correctement les actifs d'une fiducie, de manière exacte, transparente et conforme aux règlements juridiques et aux souhaits du constituant. Voici une ventilation du processus :
- Inventaire des biens: Premièrement, il est essentiel d'identifier et d'enregistrer tous les actifs détenus dans la fiducie. Il peut s'agir d'espèces détenues dans des comptes bancaires, de biens locatifs, de portefeuilles de placements ou d'objets de valeur.
- Évaluation: Les actifs sont ensuite évalués et ces évaluations sont mises à jour de façon continue si nécessaire. Pour les actifs non négociables, comme les biens immobiliers, les intérêts commerciaux ou les objets de collection, des évaluateurs certifiés devraient être appelés pour fournir des évaluations.
- Suivi des revenus et des dépenses: Une fiducie n'est pas nécessairement statique ; il peut y avoir des flux d'argent (par exemple, sous forme de revenus de location immobilière, d'intérêts ou de dividendes de placement) et sortant (il peut s'agir de frais comptables ou de paiements d'impôt). Tout doit être suivi et méticuleusement enregistré.
- Gestion des biens: En plus de simplement suivre les revenus et les dépenses, les fiduciaires ont l'obligation de gérer les actifs de la fiducie. Il peut s'agir de vendre une propriété ou de rééquilibrer un portefeuille de placements pour maximiser les avantages pour les bénéficiaires.
- Conformité fiscale: Il est essentiel de recueillir tous les documents pertinents, de produire les déclarations de revenus à temps et de s'assurer que toutes les taxes sont payées.
- Communication avec les bénéficiaires: Les fiduciaires ont l'obligation de tenir les bénéficiaires informés de leurs droits et de leurs distributions, et de les tenir au courant de la santé financière et du rendement de la fiducie.
- Distribution: Une fois que toutes les dettes sont réglées et que les documents juridiques ont été remplis, les actifs sont distribués aux bénéficiaires conformément aux conditions de la fiducie.
- Tenue de registres: La tenue de registres complets et exacts est essentielle tout au long du processus de comptabilité fiduciaire et peut aider à protéger le syndic en cas de litige.
- Rapports: La déclaration périodique peut être une exigence légale, selon la juridiction. Même si cela n'est pas exigé par la loi, il est toujours bon de partager régulièrement des rapports financiers avec les intervenants.
Principaux facteurs à prendre en compte dans la gestion des actifs en fiducie
Les actifs en main sont au cœur de la comptabilité fiduciaire. Mais qu'il s'agisse d'enregistrer l'inventaire, de déterminer la valeur des actifs de la fiducie ou de gérer efficacement ces actifs, le processus n'est pas toujours simple. Examinons quelques-unes des principales considérations entourant les actifs disponibles.
1. Évaluation des actifs
Les fiducies et les successions ne détiennent pas seulement de l'argent comptant. Ils peuvent comprendre une grande variété d'actifs, allant de l'immobilier aux actions et actions, en passant par les bijoux et autres objets de valeur. Chaque type d'actif doit être évalué avec précision et géré de manière appropriée, à sa manière unique.
Il est donc important d'obtenir des expertises spécialisées au besoin. Par exemple, si la fiducie comprend à la fois des biens résidentiels et commerciaux, vous devrez peut-être consulter des experts dans ces deux domaines pour gérer correctement les actifs.
2. Comprendre ce qu'il faut inclure
Lorsque vous présentez un tableau des actifs en main, vous ne devez inclure que les actifs qui relèvent de votre responsabilité en tant que fiduciaire. Par exemple, si vous agissez à titre de fiduciaire, vous n'êtes responsable que des actifs détenus dans la fiducie ; ceux-ci n'incluent généralement pas les actifs tels que les biens de location conjointe ou les paiements de rente. Un conservateur, par contre, devrait inclure un compte de location conjointe lorsqu'il présente un tableau, mais pas un actif en fiducie.
Un piège courant que les professionnels des fiduciaires doivent éviter est de ne pas inventoriser tous les actifs qui devraient être inclus. Par exemple, les fiduciaires passent souvent à côté d'articles ménagers courants tels que des machines à laver, des ordinateurs ou même des meubles.
3. Valeur comptable par rapport à la juste valeur marchande
En tant que fiduciaire, il est important de connaître la différence entre la juste valeur marchande d'un actif et sa valeur comptable. Une fiducie peut détenir de nombreux types d'actifs dont la valeur augmente ou diminue au fil du temps — des actions et des actions, par exemple, ou des biens immobiliers. Par conséquent, la juste valeur marchande peut fluctuer considérablement au cours de la période. Par contre, la valeur comptable ne change pas. Cette valeur est déterminée lorsque vous assumez la responsabilité de l'actif, et elle reste la même tout au long de la période du compte.
Stratégies d'experts pour une comptabilité fiduciaire efficace
Une comptabilité fiduciaire efficace signifie la maîtrise de plusieurs pièces mobiles. Jette un coup d'œil à quelques stratégies de pratiques exemplaires en matière de conformité, de communication et de flux de travail :
Conformité les règlements juridiques et financiers applicables devraient constituer la pierre angulaire de toute stratégie comptable fiduciaire. Il est primordial de tenir des registres détaillés de toutes les transactions, débours et reçus. Il est également essentiel de se tenir au courant de tout changement à la loi concernant les fiducies et les successions, par exemple au moyen de nouvelles de l'industrie et de programmes de formation continue.
Communication est un autre pilier clé de l'efficacité de la comptabilité fiduciaire. Il est important d'être proactif au sujet de l'échange de renseignements avec les bénéficiaires tout au long du processus et de répondre rapidement à toute question. Non seulement il s'agit souvent d'une exigence légale, mais elle contribue à instaurer la confiance et à réduire le risque qu'un différend survienne plus tard. Il est important de présenter les actifs de la fiducie d'une manière facile à suivre pour les bénéficiaires, par exemple en inscrivant les actifs dans le même ordre qu'ils apparaissent dans l'inventaire ou en listant les avoirs tels que les actions et les obligations par ordre alphabétique.
Rationalisation des processus et l'établissement du bon flux de travail peut aider à mettre ces stratégies en pratique. Par exemple, les rapports financiers périodiques font partie intégrante du processus d'administration des fiducies, tant pour ce qui est de la conformité réglementaire que pour tenir les clients, les bénéficiaires et les autres intervenants informés de l'état et du rendement de leurs actifs.
Tirer parti de la technologie pour l'excellence en comptabilité fiduciaire
La comptabilité fiduciaire peut être une entreprise complexe. À l'ère du numérique, cependant, solutions technologiques ont émergé qui aident à rationaliser le processus, à réduire le travail manuel et à minimiser le risque d'erreur humaine.
Le logiciel d'administration des fiducies est conçu pour automatiser processus comme la tenue de registres, le rapprochement et la production de rapports, ce qui permet d'effectuer des tâches de routine légères. Par exemple, la solution d'Estateablement offre une gestion des stocks de succession avec conversion instantanée de devises intégrée et génère également des rapports récapitulatifs personnalisables en un seul clic.
L'automatisation présente un certain nombre d'avantages. Premièrement, il améliore Efficacité opérationnelle, libérant les syndics et les professionnels des finances d'heures de tâches manuelles et répétitives telles que la saisie de données ou la préparation de rapports réguliers. Cela permet de réduire les coûts de main-d'œuvre et d'administration et d'éliminer les erreurs manuelles qui peuvent être coûteuses et chronophages à déceler.
Les logiciels ont également un rôle important à jouer dans réduire les risques... et pas seulement le risque que les humains commettent des erreurs. Les solutions basées sur le cloud, par exemple, offrent une sécurité solide, comme le cryptage des données pour protéger les données financières sensibles contre les accès non autorisés, la fraude et les cybermenaces.
De plus, les solutions logicielles de pointe comprennent également : conformité outils. Ces outils aident à assurer le respect des normes légales et réglementaires en fournissant des alertes en cas de violation potentielle, en signalant les échéances imminentes et en offrant des capacités de déclaration fiscale à jour.
Enfin, les outils numériques fournissent un accès en temps réel aux renseignements sur les comptes et les marchés. Cela permet aux fiduciaires et aux administrateurs de prendre des décisions éclairées par les données les plus récentes, ce qui les aide à gérer les actifs de la fiduciaire conformément à leur obligation fiduciaire.
Conclusion
Une comptabilité fiduciaire efficace est un élément essentiel de l'administration des fiduciaires et des successions, la différence entre les deux annexes fournissant une mesure claire de votre rendement en tant que fiduciaire. Grâce à une gestion minutieuse des actifs, à l'utilisation des dernières technologies et à une compréhension approfondie du processus, les professionnels des fiducies et des successions peuvent améliorer considérablement l'efficacité de leur comptabilité tout en assurant la conformité et l'exactitude.
Estateable construit l'avenir de l'administration des fiducies et des successions grâce à une plateforme intuitive et facile à utiliser qui prend en charge les tâches manuelles et simplifie considérablement le processus d'administration. Notre logiciel comprend des outils d'automatisation qui génèrent des rapports personnalisés et abordent facilement la comptabilité.
Communiquez avec nous avec notre équipe aujourd'hui ou réserver une démonstration pour savoir comment notre solution de pointe peut vous aider à améliorer votre pratique grâce à la technologie. Que vous soyez un professionnel fiduciaire chevronné ou un nouveau venu dans le domaine, la maîtrise de la comptabilité de portefeuille est une compétence essentielle pour assurer une administration successorale efficace, transparente et efficace.
