Comment votre cabinet d'avocats peut prospérer grâce à la technologie basée sur le cloud

Dans le paysage en évolution d'aujourd'hui, les cabinets d'avocats adoptent de plus en plus la technologie infonuagique pour rationaliser leurs opérations, mieux servir leurs clients et demeurer compétitifs à l'ère numérique. Le Rapport technique de l'American Bar Association pour 2022 nous avons constaté que le pourcentage d'entreprises utilisant l'informatique en nuage a considérablement augmenté, passant de 60 à 70 p. 100 en une seule année.

Nous avons rassemblé tout ce que vous devez savoir si vous envisagez d'adopter cette technologie transformatrice. Nous vous montrerons ce qui fait un cabinet d'avocats basé sur le cloud, les avantages de transférer votre cabinet d'avocats vers le cloud et comment vous pouvez mettre en œuvre une solution basée sur le cloud tout en préservant la sécurité de vos données.

Qu'est-ce qu'un cabinet d'avocats basé sur le cloud ? : Les bases

En termes simples, un cabinet d'avocats basé sur l'infonuagique est un cabinet juridique qui utilise des services d'informatique en nuage pour aider à gérer son entreprise. Ces services comprennent le stockage de données, ainsi que des applications qui facilitent le fonctionnement d'une pratique. Les cabinets d'avocats qui adoptent la technologie infonuagique peuvent stocker, gérer et traiter les informations sur les clients et les dossiers hébergés dans le nuage, et tirer parti d'applications telles que les logiciels de comptabilité des avocats, les systèmes de communication avec les clients, et plus encore.

Historiquement, ces cabinets d'avocats utilisaient des serveurs et des ordinateurs internes. Aujourd'hui, cependant, les professionnels du droit peuvent accéder à tout en ligne en passant à un service tiers hébergé dans le nuage.

Les avantages de passer au cloud

Le passage du matériel sur place aux services infonuagiques offre de nombreux avantages. Examinons quelques avantages clés.

Sécurité et conformité améliorées

La protection de la vie privée et la sécurité sont primordiales dans le secteur juridique, et de nombreux cabinets d'avocats hésitent à confier leurs données à un tiers fournisseur. Le rapport technique ABA a révélé que 62 % des répondants s'inquiétaient de la confidentialité et de la sécurité entourant la technologie basée sur l'infonuagique. Cependant, les nouvelles technologies et les nouvelles normes de sécurité signifient que les logiciels juridiques basés sur l'infonuagique sont devenus plus sécuritaires que les solutions sur site. Le chiffrement (où les données sont transformées en un format illisible) assure la sécurité des données dans le nuage, tandis que les systèmes de sauvegarde garantissent que votre cabinet d'avocats redémarre rapidement en cas de sinistre. Par conséquent, l'adoption d'une technologie infonuagique pour les avocats peut aider à atténuer les atteintes à la protection des données et à vous conformer aux réglementations de l'industrie, telles que le RGPD.

Évolutivité et flexibilité

Dans le contexte dynamique d'aujourd'hui, il est important pour les cabinets d'avocats d'être en mesure d'augmenter ou de diminuer rapidement, en embauchant plus d'avocats pour traiter une affaire importante, par exemple, ou en contractant pendant des périodes plus difficiles. Étant donné que les applications infonuagiques sont généralement offertes sur abonnement, la technologie infonuagique est une solution évolutive qui peut s'adapter à l'évolution des besoins de votre cabinet. Qu'il s'agisse d'intégrer des recrues nouvelles ou temporaires ou d'étendre le stockage pour s'adapter à un afflux soudain de données client, la technologie basée sur l'infonuagique est infiniment flexible.

Économies de coûts sur l'infrastructure de TI

L'infrastructure informatique sur place crée un fardeau financier important pour les cabinets d'avocats. Il nécessite des licences logicielles, de la maintenance, des coûts de matériel et une équipe de soutien informatique interne. Par contre, les services infonuagiques ne nécessitent aucun investissement initial dans du matériel ou des logiciels et fonctionnent généralement selon un modèle de paiement à l'utilisation, ce qui signifie que vous ne payez que pour les services que vous utilisez. La migration vers l'infonuagique réduit donc à la fois les dépenses en capital et les coûts opérationnels continus.

Amélioration de l'accessibilité et de la collaboration

L'un des principaux avantages de l'utilisation de services en nuage est la capacité de : accéder aux données et aux applications à distance. Cela permet aux avocats de travailler de n'importe où, que ce soit au bureau, dans la salle d'audience ou à la maison, ce qui améliore la productivité des cabinets d'avocats et améliore l'équilibre travail-vie personnelle. Les outils infonuagiques facilitent également une collaboration transparente entre collègues, clients et intervenants externes. Une plateforme de gestion de documents, par exemple, permet à toutes les parties prenantes concernées de rédiger, de modifier, d'approuver et même de signer un document juridique sans avoir à échanger un seul courriel. En plus de rationaliser les flux de travail internes, cela améliore également la communication entre les avocats et les clients, améliorant ainsi les relations avec les clients des cabinets d'avocats.

Mises à jour et maintenance automatisées

Compte tenu de l'importance de protéger les données des clients, il est essentiel que la technologie des cabinets d'avocats se tienne au courant des nouveaux développements et des progrès. Les cabinets d'avocats basés sur l'infonuagique profitent des mises à jour et de la maintenance automatiques fournies par leurs fournisseurs de services, ce qui élimine le besoin d'intervention manuelle par le personnel informatique interne. Cela signifie que les cabinets d'avocats ont toujours accès aux dernières fonctionnalités, améliorations et correctifs de sécurité sans perturber leurs opérations ou leur productivité. De plus, les chefs de file de l'industrie, comme Estateablement, offrent des outils en ligne avec la conformité, de sorte que toute modification réglementaire est automatiquement mise à jour.

7 étapes pour devenir un cabinet d'avocats basé sur le cloud

Si votre cabinet d'avocats envisage de migrer vers le cloud, voici notre guide étape par étape pour que la technologie fonctionne pour vous.

Évaluer les besoins et les objectifs de votre entreprise

La première étape consiste à réfléchir à ce que vous visez à réaliser. Identifier les problèmes, les inefficacités et les domaines où les solutions infonuagiques peuvent offrir des avantages tangibles. Cherchez-vous à rationaliser vos flux de travail, ou votre priorité est-elle d'améliorer la communication avec les clients ? Un logiciel de comptabilité pour avocats transformerait-il votre pratique ? Une fois que vous avez défini vos objectifs, vous pouvez identifier la meilleure solution.

Choisir le bon fournisseur de services infonuagiques

Le choix du bon fournisseur est crucial pour la réussite globale du projet, et le prix n'est pas le seul facteur à prendre en compte. Choisissez un fournisseur de services infonuagiques réputé qui offre des solutions dédiées aux pratiques juridiques et qui respecte les meilleures pratiques de l'industrie en matière de cybersécurité. Il est également important de s'assurer que la solution choisie s'intègre à tous les systèmes que vous utilisez actuellement (et que vous avez l'intention de continuer à utiliser) dans votre cabinet d'avocats.

Planifier et exécuter la migration des données

Avant de mettre en œuvre votre nouveau système, vous devrez élaborer un plan complet pour la migration des données et des applications vers le nuage en perturbant le moins possible vos opérations quotidiennes. Testez soigneusement le processus de migration et mettez en œuvre des plans d'urgence pour résoudre tout problème ou défi imprévu.

Mettre en œuvre un logiciel de gestion basé sur le cloud

Ensuite, il est temps de mettre en œuvre le logiciel que vous avez choisi. Si vous mettez en œuvre une suite de solutions, c'est une bonne idée de les présenter une à la fois afin que votre équipe puisse s'habituer à chaque nouveau système ou flux de travail avant de passer au suivant. Par exemple, si vous utilisez la plateforme dédiée aux fiducies et successions d'Estateablement, vous voudrez peut-être familiariser vos avocats avec : rationalisation de l'administration des successions tout d'abord, puis introduire des outils pour l'administration des fiducies ou des procurations. De plus, pensez au soutien dont vous aurez besoin pendant la phase de mise en œuvre, tant de la part de votre équipe informatique interne que de votre fournisseur. L'équipe de soutien d'Estateable sera à votre disposition pour une intégration fluide et fournira des guides vidéo complets pour que votre cabinet d'avocats basé sur le cloud soit opérationnel.

Formez votre équipe sur la sécurité du cloud et les meilleures pratiques

Lorsqu'il s'agit d'assurer la sécurité de votre solution basée sur le cloud, l'évaluation des informations d'identification de votre fournisseur n'est que la moitié de la bataille. Vous devrez également favoriser une culture de sensibilisation à la cybersécurité et de responsabilisation au sein de votre cabinet d'avocats. Assurez-vous que tous les employés savent comment accéder aux données et les partager en toute sécurité et qu'ils peuvent reconnaître les menaces potentielles pour la sécurité. Offrir une formation régulière et complète sur les meilleures pratiques en matière de sécurité infonuagique, les protocoles de protection des données et les exigences de conformité.

Établir des politiques et des procédures de travail à distance

Lorsque vous pouvez accéder à des données sensibles à partir de n'importe quel endroit, il est essentiel de comprendre comment le faire de manière sûre et responsable. C'est donc une bonne pratique d'élaborer des politiques et des procédures qui régissent le travail à distance. Celles-ci pourraient inclure des politiques sur la sécurité des appareils (comme exiger une empreinte digitale pour accéder à un appareil mobile) et des normes de sécurité du Wi-Fi domestique.

Surveillez, évaluez et adaptez votre stratégie cloud

L'adoption de la technologie infonuagique pour votre cabinet d'avocats n'est pas un exercice simple. Surveillez votre stratégie infonuagique de façon continue et évaluez les performances de votre logiciel pour vous assurer que vous atteignez vos objectifs. Demandez la rétroaction de votre équipe (et agissez en fonction), restez au courant des technologies émergentes et des changements réglementaires, et cherchez continuellement des façons de vous améliorer afin de conserver un avantage concurrentiel.

Conseils de sécurité à prendre en compte

Bien que la technologie basée sur l'infonuagique soit plus sécurisée que les systèmes sur place, il est essentiel que les cabinets juridiques accordent la priorité à la sécurité et à la confidentialité des données lors de la migration vers le nuage. Voici quelques conseils de sécurité à prendre en compte pour une transition en toute sécurité :

Évaluer les informations d'identification de sécurité des fournisseurs de services infonuagiques

La sécurité devrait figurer en tête de votre liste lors de l'évaluation des fournisseurs potentiels de services infonuagiques. Vérifiez les justificatifs de sécurité et les certifications des fournisseurs potentiels lors de la vérification préalable et choisissez-en un qui respecte les meilleures pratiques de l'industrie et les exigences réglementaires, comme les protocoles de cryptage et les contrôles d'accès.

Assurer le chiffrement des données pendant le transfert et le stockage

Le chiffrement des données transforme vos données en un format illisible afin d'atténuer les violations de données ou les cyberattaques. Lorsque vous choisissez un fournisseur, assurez-vous qu'il crypte les données sensibles pendant le transfert et le stockage pour empêcher tout accès non autorisé.

Mettre en œuvre de solides mesures de contrôle d'accès

Passer au cloud ne signifie pas que tous les employés devraient soudainement avoir accès à tous les documents. Protégez vos données en utilisant des mesures de contrôle d'accès robustes, telles que le contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC), qui restreint l'accès d'un utilisateur en fonction de son rôle au sein de votre entreprise.

sauvegarder régulièrement les données dans un emplacement sécurisé

La perte de données peut ralentir la productivité et nuire à la réputation de votre entreprise, alors assurez-vous de planifier des sauvegardes automatisées régulières dans un emplacement sécurisé. De cette façon, vous serez en mesure de récupérer rapidement en cas de panne matérielle ou si les données sont corrompues.

Choisissez des fournisseurs avec des enregistrements de disponibilité fiables

La fiabilité est essentielle au bon fonctionnement de votre cabinet d'avocats, et vous ne voulez pas être victime d'interruptions de service. Évaluer les fournisseurs en fonction de leurs ententes de niveau de service (SLA), de leurs garanties de disponibilité et de leur rendement historique.

Comprendre et respecter les lois sur la protection des données

Assurez-vous de bien connaître les réglementations telles que le RGPD et n'oubliez pas que les lois sur la protection des données peuvent varier d'un État à l'autre. C'est un domaine qui évolue constamment, alors restez au courant des changements réglementaires pour assurer la conformité et protéger la confidentialité des clients.

Utiliser l'authentification à deux facteurs pour tous les comptes

Pour assurer la sécurité de vos données, vous devrez aller au-delà du processus de connexion par mot de passe unique. Établir une authentification à deux facteurs afin que les utilisateurs doivent fournir une autre forme d'authentification, comme un code d'accès à usage unique ou une empreinte digitale, pour accéder à leur compte.

Les services juridiques en nuage sont-ils sécurisés ?

Oui, les services juridiques en nuage sont sécurisés ; en fait, ils peuvent offrir une meilleure cybersécurité aux cabinets d'avocats que les services informatiques sur site ou les documents et dossiers papier traditionnels. Les services infonuagiques utilisent des technologies, y compris le cryptage des données, pour assurer la sécurité des informations sensibles, et sont hébergés sur plusieurs serveurs pour fournir une sauvegarde en cas de sinistre.

Vérifiez que votre fournisseur de services respecte les normes de l'industrie en matière d'infrastructure de sécurité et détient les certifications de conformité requises. Il est également important d'adopter des protocoles tels que l'authentification multifacteur et les contrôles d'autorisation dans votre cabinet et de veiller à ce que votre équipe soit formée à la sécurité des données.

La technologie infonuagique peut-elle améliorer la communication client-avocat ?

La technologie infonuagique peut grandement améliorer la communication client-avocat en fournissant des canaux d'interaction sécurisés et pratiques. En utilisant des outils de collaboration tels que des plateformes de partage de documents, des messages sécurisés et des portails clients, les avocats et les clients peuvent examiner les dossiers ou répondre aux questions à tout moment et n'importe où. La technologie infonuagique rend les mises à jour des dossiers accessibles aux clients en un clic, ce qui favorise la confiance et améliore la communication.

Quelles sont les conséquences financières de la migration d'un cabinet d'avocats vers le cloud ?

Les répercussions financières du transfert d'un cabinet d'avocats vers le nuage peuvent varier en fonction d'un certain nombre de facteurs différents, tels que la taille de votre cabinet juridique, votre infrastructure informatique et vos exigences logicielles. À court terme, vous devrez tenir compte des coûts tels que les frais d'abonnement et les coûts de transfert de données. Cependant, les services infonuagiques permettent de réaliser des économies à long terme grâce à la réduction des dépenses en capital et des coûts de maintenance, tout en stimulant la productivité et l'efficacité de votre cabinet.

Comment le stockage en nuage est-il conforme aux réglementations légales de l'industrie ?

Le stockage en nuage est plus sûr que le stockage sur site puisqu'il utilise le cryptage des données pour protéger les données confidentielles des regards indiscrets. De plus, les principaux fournisseurs de stockage en nuage investissent massivement dans la cybersécurité et incluent des fonctionnalités telles que des contrôles d'accès et des pistes de vérification pour assurer la conformité. Cependant, le secteur juridique a d'autres considérations réglementaires et éthiques, il est donc important de choisir un fournisseur qui se spécialise dans ce domaine et qui peut gérer des exigences telles que les options de résidence de données.

Comment les cabinets d'avocats basés sur le cloud gérent-ils la sauvegarde et la récupération de données ?

La sécurité des données est essentielle pour tous les cabinets d'avocats, et les conséquences de la perte de données — qu'il s'agisse d'une défaillance matérielle, d'une cyberattaque ou d'une erreur humaine — peuvent être désastreuses. Non seulement la perte de documents juridiques et de renseignements sur les clients peut interrompre la productivité, mais elle peut aussi causer des dommages irréparables à la réputation de votre cabinet.

Les cabinets d'avocats modernes se tournent de plus en plus vers des solutions basées sur l'infonuagique, qui stockent les données en toute sécurité sur plusieurs serveurs afin qu'elles puissent être récupérées rapidement et facilement en cas de sinistre. Bien que les fournisseurs de services réputés comprennent des fonctionnalités telles que les sauvegardes automatiques, il est bon pour les cabinets d'avocats d'élaborer également leur propre plan de reprise après sinistre et de tester régulièrement les procédures de récupération de données.

L'essentiel

Les services infonuagiques offrent d'importantes occasions d'accroître la productivité et l'efficacité, produisant des résultats mesurables que vous pouvez voir dans les indicateurs de rendement clés de votre cabinet d'avocats. En améliorant la sécurité, en minimisant les coûts informatiques et en augmentant la flexibilité et l'évolutivité, la technologie basée sur l'infonuagique peut donner à votre cabinet juridique un avantage concurrentiel à l'ère numérique.

Estateablement est une plateforme infonuagique conçue spécialement pour les professionnels des fiducies et des successions. Notre logiciel juridique simplifie le processus d'administration des fiducies et des successions grâce à des outils tels que l'automatisation des documents, la génération de rapports et des outils comptables robustes. Tous ces outils sont accessibles en ligne en toute sécurité, à tout moment et où que vous soyez. Communiquez avec nous et programmer une démo gratuite pour savoir comment transformer votre cabinet en un cabinet d'avocats basé sur l'infonuagique et prêt pour l'avenir.

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