Guide du logiciel de gestion des documents juridiques

La plupart des cabinets d'avocats considèrent la gestion des documents comme un défi. L'industrie juridique produit une documentation importante, allant des dossiers judiciaires aux contrats et à la correspondance avec les clients. Il faut beaucoup de temps pour déposer et stocker tous ces documents, et encore moins extraire des dossiers individuels au besoin. Pour les petits cabinets d'avocats et les grands cabinets d'avocats, dévoué logiciel de gestion de documents juridiques c'est la solution.

Que vous cherchiez à mettre à niveau votre logiciel de gestion de documents actuel ou à explorer le logiciel pour la première fois, voici ce que vous devez savoir.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des documents juridiques ?

Le logiciel de gestion des documents juridiques est une plateforme numérique qui aide les avocats et les professionnels du droit à stocker, organiser et gérer leurs documents. Plus qu'un simple classeur, le logiciel couvre une gamme complète de fonctionnalités de gestion de documents pour aider les cabinets juridiques à fonctionner plus facilement, notamment :

• Organiser les documents juridiques pour les rendre consultables
• Conversion de documents papier en formats numériques
• Sauvegarde de documents juridiques
• Gestion de l'accès pour améliorer la sécurité des données

Si vous cherchez à mettre à niveau votre système de stockage actuel, qu'il s'agisse d'un serveur de fichiers sur site ou d'un système tel que Dropbox ou Google Docs, le logiciel de gestion des documents juridiques est certainement une solution plus adaptée.

Principales caractéristiques du logiciel de gestion des documents juridiques

Voici quelques-unes des principales caractéristiques des logiciels de gestion de documents destinés aux cabinets d'avocats :

Stockage illimité des documents

Bien que le stockage illimité soit loin d'être la seule histoire, il est important de regrouper la documentation de votre cabinet d'avocats (des courriels aux contrats et dossiers juridiques) dans un seul système. Une bonne solution de gestion des documents juridiques sauvegardera tous vos fichiers pour que tout soit sécurisé, même en cas de sinistre.

Capture et numérisation de documents

Le bon logiciel vous aidera à numériser vos processus pour améliorer la productivité et le flux de travail. La fonctionnalité de capture de documents permet aux cabinets d'avocats de numériser des dossiers papier et de les convertir en documents numériques avec du texte codé par machine qui peut être recherché, stocké et modifié.

Chercher

Les outils de recherche avancée vous permettent d'accéder facilement aux documents importants, qu'il s'agisse de rechercher des contrats et des dossiers juridiques judiciaires par date ou mot clé ou de rechercher des courriels d'un client particulier.

Métadonnées

Un outil de gestion de documents simplifie le processus de recherche en attribuant des métadonnées à chaque document. En indexant chaque document en fonction de l'utilisateur, de la date ou du type, le logiciel crée une bibliothèque conviviale et facile à naviguer.

Autorisations et contrôle d'accès des utilisateurs

Un logiciel de gestion de documents vous aide à protéger les documents confidentiels en empêchant tout accès non autorisé. Non seulement il contrôle les autorisations d'afficher, de modifier ou de partager des documents, mais il enregistre également les activités et fournit une piste d'audit pour que vous puissiez garder un œil sur qui regarde quoi.

Arrivée/départ

Lorsque vous travaillez sur un document juridique, la dernière chose que vous voulez, c'est qu'un collègue fasse des modifications contradictoires et pourrait anéANTIR les vôtres. La vérification d'un document élimine le risque que cela se produise.

Signatures électroniques

Avec la numérisation s'accompagne de l'essor des signatures électroniques. Le logiciel de gestion des documents juridiques permet aux utilisateurs internes ou externes autorisés d'ajouter des signatures électroniques aux documents juridiques et aux contrats.

Contrôle de version

Lorsque des documents subissent de multiples modifications, il est important de garder une trace des versions précédentes et de les enregistrer pour référence future. Le logiciel de gestion de documents préserve chaque version afin que vous puissiez comparer les documents, restaurer la copie originale ou examiner les modifications apportées en cours de route.

Sécurité

En plus de gérer l'accès et les autorisations, les logiciels de gestion de documents devraient offrir un bon niveau de sécurité avec des fonctionnalités telles que la protection par mot de passe, l'authentification multifacteur et le cryptage.

Outils de gestion des documents d'intégration

Le meilleur logiciel de gestion de documents juridiques s'intégrera aux autres systèmes utilisés par votre cabinet d'avocats, tels que les logiciels de gestion des courriels, les systèmes de classement des tribunaux et DropBox ou Google Drive.

Quand avez-vous besoin d'un logiciel de gestion de documents juridiques ?

Est-ce qu'il est temps de se tourner vers un logiciel pour vous aider à gérer les documents de votre cabinet juridique ? Voici quelques-uns des signes avant-coureurs qu'un cabinet d'avocats doit surveiller :

Vous êtes aux prises avec plusieurs systèmes

Les cabinets d'avocats doivent jongler entre les documents internes et externes provenant de systèmes disparates, des applications de stockage en nuage à votre serveur sur place. Une plateforme de gestion de documents juridiques rassemble tout en une seule solution, ce qui vous fait gagner un temps précieux et assure la cohérence de tous vos documents et modèles juridiques.

Votre système de classement n'a pas de structure

Votre système de classement actuel a peut-être bien démarré, mais lorsque vous créez constamment de nouveaux fichiers et dossiers, les conventions de dénomination sont souvent oubliées. Les systèmes dédiés de gestion des documents juridiques organisent et étiquettent tout de manière plus structurée afin que chacun puisse trouver l'information qu'il recherche.

Vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires

Peut-être avez-vous utilisé un système de classement basé sur le nuage avec des fichiers physiques, ou peut-être avez-vous déjà un logiciel de gestion de cabinet d'avocats avec gestion de documents intégrée. Cependant, vous pourriez avoir besoin d'un ensemble plus complet d'outils pour gérer vos documents pertinents plus efficacement. Par exemple, votre système actuel de gestion des documents juridiques vous permet-il d'effectuer des recherches dans les noms de fichiers, les textes et les métadonnées ? Avez-vous la capacité d'ajouter des signatures électroniques ? Pouvez-vous classer et annoter vos fichiers pour vous aider à les filtrer plus tard ?

Choisir le bon logiciel de gestion des documents juridiques

Prêt à commencer à explorer ? Voici quelques facteurs à prendre en compte :

Déploiement

Lorsqu'ils recherchent le bon logiciel de gestion de documents juridiques, les cabinets d'avocats doivent choisir entre un produit en nuage hébergé sur le serveur du fournisseur ou une solution sur site maintenue sur votre serveur. Le cloud présente de nombreux avantages, notamment un travail plus flexible (car votre équipe peut y accéder de n'importe où) et la sauvegarde des données. Vous économiserez également sur les coûts de TI et de maintenance des serveurs.

Intégration

Étant donné que les systèmes de gestion des documents juridiques sont conçus pour vous faciliter la vie, il est important de veiller à ce que la solution choisie s'intègre harmonieusement à vos systèmes actuels. Est-ce que cela fonctionne bien avec votre logiciel de gestion de la pratique juridique, des outils de communication ou des logiciels de facturation légale, par exemple ?

Capacités

Bien qu'un système de gestion de documents soit souvent vendu comme une solution autonome, vous trouverez également des suites de services plus complètes, comme des logiciels de gestion de cas avec des fonctions de gestion de documents. Dans l'affirmative, dispose-t-il de toutes les caractéristiques dont votre loi a besoin ? Et y a-t-il un coût supplémentaire ? La dernière chose que vous voulez est de mettre en place un nouveau système de gestion des documents juridiques pour constater qu'il ne répond pas aux besoins de votre cabinet d'avocats.

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