Problèmes liés au règlement successoral d'un étranger de l'industrie

Je serai le premier à l'admettre : je n'ai jamais eu le malheur d'administrer une succession.

Pourtant, aujourd'hui, je me retrouve à la tête de Évraisemblablement, une entreprise de technologie qui se rapproche de la transformation d'une industrie qui a connu très peu d'innovation au cours des dernières décennies.

Pour les gestionnaires, les associés, les dirigeants et les administrateurs des sociétés de fiducie, des cabinets juridiques, comptables et notariaux avec lesquels nous avons discuté, nous sommes des outsiders de l'industrie. Lors des réunions d'introduction, alors que nous familiarisons nos interlocuteurs avec la mission et la vision de notre entreprise, nous sommes accueillis -- le plus souvent -- avec une bonne dose de scepticisme. Je me souviens de l'une de nos toutes premières rencontres avec un cadre supérieur d'une société de fiducie appartenant à une banque, qui, quelques instants après m'avoir serrée la main, m'a posé la question suivante : « Pourquoi, puis-je demander, cherchez-vous à vous impliquer dans cette industrie ?

En effet, au début de l'entreprise, j'ai souvent pensé que ne pas être un initié de l'industrie pouvait être un défi trop élevé pour être surmonté. Mais avec le temps, j'ai commencé à réaliser exactement le contraire : être un étranger dans l'industrie peut avoir ses propres avantages distincts et puissants.

Si vous voulez transformer une industrie existante, il est essentiel d'apporter une nouvelle perspective à la table. Comme vous avez travaillé dans une autre industrie, vous avez naturellement une approche unique pour résoudre les problèmes. De plus, vous avez une vaste gamme d'expériences passées sur lesquelles vous pouvez vous inspirer, ce que les initiés de l'industrie n'ont pas.

En raison du manque d'expérience pratique de l'industrie, les étrangers peuvent avoir tendance à être un peu plus curieux que les initiés. Et lorsque vous êtes intéressé, vous posez beaucoup de questions, et lorsque vous posez beaucoup de questions et écoutez attentivement, de bonnes choses arrivent.

Le premier livre que j'ai lu après avoir quitté mon emploi de gestionnaire de patrimoine privé en 2015 pour créer une entreprise de technologie était « The Startup Owner's Manual » de Steve Blank de l'Université de Stanford.

Le message de l'œuvre phare de Blank peut être résumé par une citation souvent utilisée : « Il n'y a pas de faits à l'intérieur de votre bâtiment, alors sortez ».

En tant qu'étrangers n'ayant aucune expérience pratique de l'administration des successions, il était essentiel que nous prenions à cœur les conseils de Blank. Donc, avant de dessiner un seul filaire, de générer des conceptions de produits et avant d'écrire une seule ligne de code, nous avons passé des mois à discuter avec des initiés de l'industrie pour découvrir leurs problèmes.

Plus nous passions de temps à l'extérieur de l'immeuble, plus nous commençions à réaliser que les problèmes mentionnés n'étaient pas propres à une seule entreprise, ni à un segment de l'industrie. Tous les exécuteurs testamentaires professionnels que nous avons rencontrés ont répondu honnêtement à nos questions et, en fin de compte, ils ont fait face aux mêmes problèmes.

Alors, quels sont les problèmes que notre recherche a mis au point ? D'un point de vue extérieur, les problèmes liés à l'administration des successions se répartissent en deux catégories : les problèmes liés aux processus externes et les problèmes liés aux opérations internes et leurs répercussions décrites ci-dessous.

Problèmes liés aux opérations internes

Il y a quatre problèmes communs liés aux opérations que nous avons pu cerner tout au long de notre découverte continue avec les intervenants de l'industrie :

1 - Saisie manuelle excessive des données

Comme nous l'avons appris, l'administration des successions est très manuelle et exige beaucoup de main-d'œuvre. Les personnes qui accomplissent le travail administratif quotidien se plaignent souvent du manque d'outils et d'automatisation mis à la disposition du bureau. À cet égard, le remplissage répétitif de formulaires et la saisie manuelle des opérations dans les systèmes comptables sont en tête de liste des demandes liées à l'automatisation.

2 - Courbes d'apprentissage abruptes

Dans les sociétés de fiducie, en particulier, la formation et l'éducation des nouveaux employés sont incohérentes et inefficaces. À mesure qu'une main-d'œuvre vieillissante commence à prendre sa retraite, les gestionnaires devront les remplacer pour répondre à la demande de la pratique. Selon les statistiques officielles du gouvernement, le nombre de décès dans la plupart des provinces et des territoires augmentera de 60 à 75 % au cours des deux prochaines décennies. La plupart des nouveaux employés auront peu d'expérience ou de connaissances du processus de règlement successoral. Aujourd'hui, les nouvelles recrues signalent avoir de la difficulté à trouver rapidement les renseignements sur la formation dans les systèmes de registres existants. Ils doivent donc compter sur les conseils des cadres supérieurs, qui sont constamment trop occupés par leur travail pour offrir une aide immédiate. Tout cela se traduit par des courbes d'apprentissage abruptes où le personnel et les gestionnaires estiment qu'il faut plus d'un an à une nouvelle embauche pour se mettre au courant.

3 - Documentation fastidieuse

Tous les exécuteurs testamentaires sont confrontés à une responsabilité juridique et financière importante qui fait partie intégrante de leur rôle, et cela ne fait qu'augmenter pour les exécuteurs testamentaires corporatifs. Par conséquent, il est nécessaire d'assurer une stricte conformité réglementaire en tenant à jour des pistes de vérification et des registres d'activité exacts. Pourtant, les administrateurs avec lesquels nous avons parlé ont admis qu'ils remplissent rarement les rapports d'étape à temps. Au lieu de cela, ils sont terminés des semaines plus tard, ce qui entraîne des rapports préparés à la hâte, des risques importants de non-conformité et un manque de visibilité pour les clients.

4 - Collaboration inefficace

Pour être efficace, le processus de règlement, en particulier dans une société de fiducie, nécessite la participation de plusieurs personnes travaillant sur un seul dossier au fur et à mesure qu'il passe par le flux de travail de bout en bout. Pourtant, aujourd'hui, il n'existe pas de moyen simple pour diverses personnes - qu'elles soient des intervenants internes ou externes - d'accéder à l'information dont elles ont besoin pour collaborer de manière transparente autour d'un dossier de cas.

Répercussions des problèmes liés à l'exploitation

Identifier les problèmes en posant les bonnes questions est la partie la plus simple ; la tâche la plus difficile consiste à déterminer quelles répercussions commerciales peuvent survenir si ces problèmes ne sont pas réglés. Du point de vue de l'extérieur, les quatre questions susmentionnées ont un ensemble normalisé de conséquences, qui peuvent toutes avoir une incidence négative sur la vitalité d'une pratique d'administration successorale. Il s'agit notamment, sans s'y limiter, d'une baisse de la productivité du personnel et de la non-optimisation des ressources, ce qui entraîne à son tour des coûts de main-d'œuvre plus élevés ; d'une main-d'œuvre mécontente, entraînant une plus grande incidence de roulement du personnel ; de mauvaises expériences client, ce qui réduit la probabilité de renvois de clients futurs ; et des inefficacités opérationnelles, entraînant des délais de règlement plus longs, des coûts de conformité plus élevés et une rentabilité globale moindre.

Au cours des prochains mois, nous allons approfondir chacun des problèmes mentionnés ci-dessus. Si vous êtes un gestionnaire, un agent de fiducie ou un administrateur, un avocat, un parajuriste, un comptable ou un notaire dans le domaine du règlement professionnel des successions, nous serions ravis de connaître vos commentaires. La transformation significative d'une industrie qui a résisté au changement depuis si longtemps ne peut pas être réalisée par une seule personne ou entreprise.

S'il y a quelque chose que nous avons oublié, veuillez laisser un commentaire ou m'envoyer une note à Courriel : abrojde@estateably.com!