Guide tout-en-un sur l'automatisation des documents à l'intention des avocats

Les progrès technologiques ont transformé notre façon de travailler, et l'industrie juridique ne fait pas exception. Développements tels que : logiciel d'automatisation des documents juridiques révolutionnent le secteur en aidant les cabinets d'avocats à garder une longueur d'avance sur la concurrence dans un paysage en constante évolution.

L'automatisation des documents rend le travail léger d'une routine d'exécution de tâches répétitives associées à la gestion d'un cabinet d'avocats, laissant ainsi vos meilleurs talents libres de travailler sur des projets de grande valeur. Capable de générer des contrats à jour en un clic, c'est une technologie qu'aucun cabinet d'avocats moderne ne peut se permettre d'ignorer.

Dans ce guide, nous allons approfondir l'automatisation documentaire pour les cabinets d'avocats : ce qu'elle fait, les principales caractéristiques à rechercher et comment choisir la meilleure solution pour votre pratique.

Automatisation des documents pour les cabinets d'avocats : qu'est-ce que c'est et comment ça marche ?

L'automatisation des documents pour les cabinets d'avocats consiste à utiliser un logiciel pour créer des documents juridiques automatisés tels que des lettres ou des contrats. Ce logiciel génère de nouveaux documents en fonction de modèles prédéfinis et de toute donnée pertinente au dossier (par exemple, le nom et l'adresse de votre client).

Au lieu de passer des heures à saisir manuellement des données ou à rédiger un contrat clause par clause, les utilisateurs peuvent simplement répondre à quelques questions, et le logiciel générera le contrat requis en fonction de ces informations. Le logiciel d'automatisation des documents juridiques permet aux avocats d'économiser beaucoup de temps et d'argent et d'assurer l'exactitude en éliminant le risque d'erreur humaine.

Les 4 options clés d'automatisation des documents pour les avocats en 2024

L'automatisation des documents couvre plusieurs options différentes. Voici ce que vous pouvez attendre de certains des principaux systèmes logiciels de gestion des cabinets juridiques.

1. Modèles de systèmes de gestion

Le logiciel d'automatisation des documents juridiques est centré sur une série de modèles : les contrats, lettres et accords types qui constituent la base de chaque document créé par le logiciel.

Un document juridique automatisé est aussi bon que le modèle sur lequel il est basé, de sorte qu'une gestion efficace des gabarits est essentielle. Un système de gestion des modèles aide votre cabinet d'avocats à stocker, partager et mettre à jour vos modèles, afin que tout le monde puisse accéder aux dernières versions approuvées. C'est un excellent moyen d'assurer la cohérence de la marque et la conformité juridique dans l'ensemble de votre organisation.

2. Logiciel d'assemblage de documents juridiques

Le logiciel d'assemblage de documents simplifie la création automatisée de documents, ce qui permet d'économiser des heures de rédaction et d'éliminer la saisie manuelle répétitive des données. En tant qu'utilisateur, vous n'aurez peut-être qu'à répondre à un simple questionnaire pour remplir le document avec les informations pertinentes ; sinon, si le logiciel est intégré à d'autres systèmes, comme un logiciel de gestion de cas, il récupérera ces données automatiquement. Le logiciel utilisera les données pour créer un contrat ou un document type conforme au modèle requis.

3. Outils d'analyse des contrats alimentés par l'IA

L'intelligence artificielle (IA) est en hausse, et pas seulement dans le domaine juridique. Selon le Fonds monétaire international, l'IA affectera jusqu'à 40 % des emplois dans le monde. Déjà, les cabinets juridiques tirent parti de cette technologie au moyen d'outils d'analyse des contrats alimentés par l'IA.

Ces outils utilisent l'IA pour effectuer diverses tâches qui rationalisent les opérations au sein de votre cabinet d'avocats. Ils peuvent suivre et analyser les contrats, rechercher les doublons et les conflits potentiels, résumer les contrats, agréger des données pour générer des informations et traduire des PDF en données. Ils peuvent également être formés pour comprendre tous les termes spécifiques à l'industrie dont vous avez besoin pour générer avec succès des documents pour votre domaine particulier du droit.

4. Plateformes de collaboration en nuage

L'un des piliers de l'automatisation des documents juridiques est la collaboration basée sur l'infonuagique. Une plateforme infonuagique permet aux collègues de travailler ensemble sur des documents et des modèles stockés en ligne — un processus beaucoup plus efficace que l'annotation de documents physiques ou le partage de fichiers par courriel. En veillant à ce que les versions les plus récentes de vos documents soient accessibles à tout moment et en tout lieu, les plateformes basées sur le cloud améliorent la précision et facilitent la collaboration entre les équipes, même lorsque les collègues travaillent à partir de plusieurs endroits.

Les coûts estimatifs de l'automatisation des documents pour les avocats

Avec un large choix de systèmes automatisés de création de documents juridiques pour les avocats du marché, les coûts varieront en fonction de vos besoins, de la taille de votre cabinet d'avocats et des fournisseurs avec lesquels vous choisissez de vous associer. Vous pouvez vous attendre à payer un forfait mensuel pour votre cabinet ou à utiliser un système de paiement par utilisateur, par mois. Il peut aussi y avoir des coûts d'installation en jeu. Bien que vous n'ayez pas besoin de matériel pour une plateforme en nuage, vous pourriez avoir besoin d'un soutien informatique pour intégrer le logiciel dans vos systèmes actuels.

Cependant, lorsque vous équilibrez ces coûts par rapport aux gains de temps, l'automatisation des documents pour les cabinets juridiques est indéniablement un investissement judicieux. Il libère les avocats des tâches manuelles afin qu'ils puissent maximiser la productivité pendant les heures facturables.

Explorer les meilleures fonctionnalités de l'automatisation des documents

Prêt à plonger dans les détails de l'automatisation des documents juridiques ? Si vous envisagez l'une de ces plateformes pour votre pratique juridique, voici quelques caractéristiques clés à surveiller :

Création et gestion de modèles

La qualité de votre système d'automatisation documentaire dépend de la qualité de vos modèles. Recherchez des outils qui gèrent la création, le stockage et l'utilisation de vos modèles juridiques et vous aident à maintenir les versions les plus à jour de tout document dont votre cabinet d'avocats pourrait avoir besoin.

Insertion logique variable et conditionnelle

L'un des principaux avantages de l'automatisation des documents est qu'elle réduit considérablement la saisie de données. L'insertion de variables signifie que vous n'avez besoin d'entrer qu'une seule fois les données clés telles que les noms ou les valeurs monétaires, puis le logiciel propagera les données dans tout le document au besoin. La logique conditionnelle est utilisée pour insérer automatiquement différentes clauses selon le type de contrat.

Génération de documents en vrac

Votre cabinet d'avocats rédige-t-il régulièrement de nombreux documents types, comme des contrats de non-divulgation ou des contrats de location ? Les outils capables de générer des documents en vrac vous permettent de faire exactement cela, ce qui améliore considérablement l'efficacité de votre pratique.

Intégration de la signature électronique

Les signatures électroniques permettent aux gens de signer des documents juridiques numériquement au lieu de signer un document physique à la main. Ce logiciel peut améliorer considérablement la productivité des opérations de votre cabinet d'avocats en éliminant le long processus d'envoi, d'impression et de signature de documents papier. Le Loi ESIGN de 2000 signifie que les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes et assujetties à des critères précis (il y a quelques exceptions, comme les testaments et les fiducies testamentaires).

Automatisation des flux de travail et approbations

L'automatisation des flux de travail est l'une des pierres angulaires de l'automatisation personnalisable des documents pour les avocats. Ces outils rationalisent vos opérations en automatisant le processus d'approbation conformément à la structure de votre organisation. Par exemple, un parajuriste peut avoir la permission d'entrer des données dans un contrat, qui sera ensuite envoyé à la personne âgée concernée pour approbation finale.

Contrôle de version des documents

Cet outil permet aux utilisateurs de suivre différentes versions d'un document et donne accès à la version mise à jour actuelle. Il crée une piste de vérification pour aider les cabinets d'avocats à surveiller les changements au fil du temps.

Intégration aux systèmes de gestion de cas

Les systèmes de gestion de cas (SGC) organisent les documents et les données afin que les avocats puissent suivre un cas particulier tout au long du premier contact avec le client. L'intégration de votre système d'automatisation des documents juridiques signifie que les données peuvent être extraites de votre CMS, ce qui élimine la saisie manuelle des données et simplifie votre flux de travail.

Comment choisir le bon logiciel d'automatisation de documents

Si vous envisagez une solution d'automatisation documentaire pour votre cabinet d'avocats, voici ce qu'il faut considérer lorsque vous choisissez le bon partenaire :

Configuration

La configuration est une considération importante lors du choix d'un logiciel d'automatisation juridique. Pensez à ce qui est nécessaire pour configurer la plateforme que vous avez choisie. Est-ce convivial ? De quel soutien avez-vous besoin de la part de votre équipe informatique interne ou du fournisseur pour assurer le bon déroulement de la mise en œuvre ? Vous devrez également créer un plan pour minimiser les perturbations dans vos opérations existantes pendant que vous implémentez la technologie, créez les modèles et formerez les avocats pour qu'ils utilisent la plateforme en toute confiance.

Sécurité

La protection de la vie privée et la sécurité sont primordiales pour toute entreprise juridique, il est donc essentiel de demander aux fournisseurs potentiels leurs politiques de sécurité. Vérifiez leurs certifications de sécurité et leurs politiques de confidentialité, et recherchez des partenaires dotés de solides protections. Utilisent-ils le chiffrement des données ? Stockent-ils les données sur plusieurs serveurs pour atténuer le risque de perte de données ? Pouvez-vous personnaliser les rôles et les autorisations pour que les données sensibles soient accessibles uniquement aux employés qui en ont besoin ? Et est-ce que le système prend en charge l'authentification multifacteur ?

Intégration

La plupart des cabinets d'avocats utilisent déjà plusieurs systèmes logiciels différents, que ce soit pour faciliter les communications avec les clients ou pour gérer des documents en ligne. Par conséquent, l'une des principales choses à considérer est l'intégration. Il est essentiel de s'assurer que tout logiciel d'automatisation des documents juridiques que vous choisissez est compatible avec le logiciel déjà utilisé. Cela facilitera le processus de configuration et simplifiera les opérations une fois que vous serez opérationnel. Par exemple, si vous intégrez votre système de gestion de la relation client, vous n'aurez à saisir les informations client qu'une seule fois.

Automatisation des documents pour les avocats : 5 pratiques exemplaires

Une fois que vous aurez identifié le logiciel d'automatisation documentaire le plus efficace pour vous, voici cinq pratiques exemplaires pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre nouvelle plateforme :

1. Utiliser les bibliothèques de modèles et les formulaires normalisés

Configurer des bibliothèques de modèles et des formulaires normalisés pour assurer la cohérence des documents juridiques au sein de votre cabinet d'avocats. Cela garantira que tous les modèles que vous utilisez sont compatibles avec le logiciel et contribuera à créer une identité de marque forte dans tous les documents et communications.

2. Mettre en œuvre un logiciel centralisé de gestion des documents juridiques

Bien que l'automatisation des documents juridiques ne soit pas la même chose que la gestion des documents juridiques, les deux vont certainement de pair. La mise en place d'un système centralisé de gestion des documents pour stocker et organiser vos documents dans un seul carrefour est une bonne pratique. Le marquage et la catégorisation de vos documents permettront à tous les membres de votre cabinet d'avocats d'accéder rapidement et efficacement aux versions les plus récentes tout en s'assurant que votre système d'automatisation extrait les données correctes.

3. Assurer la conformité aux normes et règlements juridiques

Comme pour tout projet entrepris par votre cabinet d'avocats, il est essentiel d'assurer la conformité. Cela s'applique à la sortie de votre logiciel d'automatisation documentaire (c.-à-d. les contrats et ententes qu'il génère) et à la façon dont vous l'utilisez. Par exemple, respecter les règlements sur la protection de la vie privée et la sécurité et les lois des États concernant les signatures électroniques.

4. Intégrer l'IA et l'apprentissage automatique pour la génération intelligente de documents

L'automatisation des documents juridiques offre une occasion incroyable de réduire le temps consacré à des tâches banales et routinières au sein de votre cabinet. Profitez pleinement de cela en exploitant les possibilités de l'IA et de l'apprentissage automatique. Ces outils peuvent être intégrés à votre logiciel et formés pour comprendre des termes spécifiques liés à votre domaine de pratique, ce qui leur permet de générer des documents plus rapidement et plus précisément.

5. Examiner et mettre à jour régulièrement les modèles et les processus de documents

Comme pour tout processus, il est essentiel d'examiner régulièrement vos modèles et processus d'automatisation des documents juridiques pour vous assurer que vous suivez tout changement réglementaire, personnel ou opérationnel. Vérifiez que vos modèles sont conformes aux règlements les plus récents et que les flux d'approbation sont mis en correspondance avec la structure actuelle de votre équipe. Vous devrez peut-être aussi modifier vos modèles pour tenir compte de tout nouveau domaine de pratique au fur et à mesure que votre entreprise prend de l'expansion.

6. Automatisation des documents par rapport à la gestion documentaire

Bien que l'automatisation des documents et la gestion des documents soient souvent mentionnées dans le même souffle, il s'agit de deux plateformes différentes avec des rôles distincts. L'automatisation documentaire décrit la génération de documents, c'est-à-dire la création de contrats, de lettres ou d'ententes types fondés sur l'entrée de l'information dans le système. D'autre part, la gestion des documents fait référence au stockage et à l'organisation des documents dans un carrefour centralisé.

Les avantages de l'automatisation des documents juridiques

La mise en œuvre de l'automatisation des documents apporte de nombreux avantages à votre pratique. Il s'agit notamment :

• Efficacité accrue au sein de votre cabinet d'avocats grâce à des flux de travail plus fluables, à des signatures électroniques et à des processus d'approbation automatisés.

• Rentabilité accruelorsque le logiciel gère les éléments de base et routiniers des opérations quotidiennes, vos avocats sont libres de se concentrer sur un travail plus précieux.

• Amélioration des relations avec les clients —la génération plus rapide de documents juridiques permet de régler les cas plus rapidement et, en fin de compte, de rendre les clients plus heureux.

• Meilleure précision grâce à l'élimination de l'erreur humaine.

• Une bibliothèque d'expertisedes modèles normalisés capturent les versions les plus pertinentes de chaque document afin que les nouveaux employés puissent bénéficier d'une expérience interne sans réinventer la roue à chaque contrat.

Quels types de documents peuvent être automatisés ?

Tous les documents juridiques, y compris les contrats, les ententes, les licences, les baux et les lettres juridiques, peuvent être automatisés. En général, l'automatisation est plus efficace pour les documents normalisés, les domaines ou les domaines du droit où des normes juridiques similaires s'appliquent, et les documents conçus dans un but précis. Les accords de non-conformité, les contrats de location et les pétitions d'homologation sont tous d'excellents exemples de cas où l'automatisation des documents pour les cabinets juridiques peut être très efficace.

L'automatisation des documents est-elle sécurisée pour les renseignements juridiques de nature délicate ?

Oui, l'automatisation des documents est sécurisée pour les renseignements juridiques de nature délicate. Les logiciels infonuagiques sont plus sécurisés que les documents papier physiques et les systèmes de TI sur site. Lorsque les plates-formes d'automatisation des documents sont hébergées dans le nuage, elles peuvent être sauvegardées à plusieurs endroits. Ainsi, contrairement à un seul serveur de bureau, vous ne perdrez pas le service en cas de sinistre tel qu'une inondation ou un incendie. Cependant, il est essentiel de s'assurer que la solution choisie offre des protocoles de sécurité et de confidentialité robustes tels que le cryptage des données et l'authentification multifacteur.

L'essentiel

Grâce aux progrès technologiques, le secteur juridique subit une transformation importante et l'automatisation des documents est devenue l'une des meilleures solutions logicielles juridiques. En générant des lettres, des contrats et d'autres documents juridiques en un clic, ce logiciel améliore considérablement l'efficacité pour stimuler votre pratique.

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