Comment les avocats tirent parti de l'automatisation pour mieux gérer l'administration des fiducies et des successions

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Mise à jour : 1 décembre 2024

Que se passe-t-il lorsqu'on vous demande de sortir de votre zone de confort ? En tant que professionnel du droit, vous pourriez éviter de traiter des cas en dehors de votre domaine d'expertise. L'utilisation de la technologie est une façon de combler l'écart. Un logiciel juridique spécialisé peut vous donner les outils et la confiance nécessaires pour vous attaquer à des tâches juridiques complexes à l'interne.

L'administration des fiducies et des successions, en particulier, peut être intimidante. Mais il n'est pas nécessaire que ce soit le cas. Dans cet article de blogue, nous explorerons comment les outils d'automatisation d'Estateablement aident les avocats à gérer en toute confiance les tâches liées à l'administration des fiducies et des successions.

Qu'est-ce qui rend l'administration des fiducies et des successions si complexe ?

Le règlement d'une succession ou la gestion d'une fiducie est un processus compliqué, souvent déroutant, qui comporte de nombreux éléments mobiles. Il n'est pas étonnant que de nombreuses personnes se tournent vers des avocats et des cabinets d'avocats expérimentés pour obtenir de l'aide.

Il existe un réseau de lois pour naviguer et de règles fiscales et comptables qui varient d'une juridiction à l'autre. Des subtilités de la conformité fiscale des organismes de bienfaisance à la préparation d'une comptabilité finale, c'est beaucoup à prendre en compte. Et le prix à payer pour se tromper peut être élevé. Si vous êtes peu scrupuleux à tenir des comptes bancaires distincts, par exemple, ou à déclarer chaque transaction financière aux bénéficiaires d'une succession, vous risquez des contestations, des comparutions devant les tribunaux et des pénalités.

Le rôle de l'automatisation dans le droit moderne des successions

L'automatisation joue un rôle de plus en plus important dans le droit successoral moderne à mesure que les avocats adoptent la technologie. Ils constatent que l'automatisation peut aider à rationaliser le processus d'homologation en suivant les échéances critiques, en générant des formulaires judiciaires et en déposant et en organisant les documents. Les logiciels peuvent également les aider à s'occuper de l'administration financière, en s'occupant de tout, du calcul de la rémunération des exécuteurs testamentaires à la génération de calendriers de distribution.

De plus, l'automatisation contribue à rationaliser la communication entre toutes les parties prenantes concernées, facilitant ainsi l'accès aux documents et aux informations essentiels pour toutes les personnes impliquées — avocats, exécuteurs testamentaires et bénéficiaires. Ainsi, en plus d'améliorer l'efficacité et la précision du droit successoral, l'automatisation contribue également à favoriser la transparence et la confiance entre les avocats et leurs clients.

Comment la solution logicielle d'Estateablement peut vous aider

Estateable simplifie la gestion des comptes et des actifs, et tout se résume à la puissance de l'automatisation. Voici comment la plateforme peut rationaliser votre pratique et donner à vos équipes un avantage dans l'administration des successions et des fiducies :

1. Automatisation des documents

Lorsque vous assumez des tâches de fiducie et de succession, le simple fait de remplir le formulaire suffit à vous faire réfléchir à deux fois. Les biens immobiliers automatisation des documents toutefois, les outils facilitent la saisie des données.

Vous n'avez besoin d'entrer les renseignements sur le client ou le bénéficiaire qu'une seule fois, et le système les extraira dans des lettres, des formulaires judiciaires et des rapports, le cas échéant. Vous pouvez également extraire des informations sur les transactions à partir de PDF à l'aide de DocuVision, l'outil exclusif d'extraction de texte basé sur l'IA d'Estateablement, pour réduire la saisie manuelle des données et éliminer le risque d'erreur humaine.

La plateforme dispose d'une bibliothèque croissante de modèles, couvrant une variété de documents dans des formats approuvés dans de multiples administrations afin de rationaliser davantage le processus. La conformité est intégrée, éliminant un autre obstacle à la lutte contre le travail de fiducie et de succession dans votre pratique.

2. Outils de collaboration

Que faire lorsque vous êtes confronté à un projet long et compliqué ? La clé pour entreprendre une tâche en toute confiance est de la diviser en phases — et c'est exactement ce que les outils de collaboration d'Estateablement vous aident à faire.

Le logiciel de gestion des tâches rationalise vos flux de travail en attribuant le travail à des utilisateurs spécifiques, en fixant des échéances et en planifiant des notifications pour garder tout le monde sur la bonne voie. Vous pouvez également intégrer vos flux d'approbation internes pour assurer la conformité.

Les outils de gestion des documents facilitent la collaboration entre les équipes. Les documents sont catégorisés et stockés dans le nuage afin que les collègues puissent accéder facilement aux informations pertinentes à tout moment, de n'importe où et en toute simplicité ; tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet sécurisée. Vous pouvez également définir des autorisations utilisateur pour restreindre l'accès à des documents spécifiques et surveiller l'activité des utilisateurs.

3. Comptabilité

régie par de nombreuses règles et règlements, comptabilité est l'un des facteurs les plus importants qui pourraient vous décourager du travail en fiducie et en succession. Le puissant logiciel de comptabilité d'Estateablement simplifie le processus et vous permet de vous conformer.

Le système démystifie la gestion des stocks, un élément clé du processus d'administration successorale. Par exemple, il suit tous les actifs et passifs de la succession et peut rechercher instantanément la date de la valeur des actions de décès et des obligations.

La plateforme enregistre et catégorise également toutes les transactions en cours dans le cadre de la gestion d'une fiducie, y compris les réinvestissements de dividendes. Il peut simplifier davantage le processus en calculant la rémunération des exécuteurs testamentaires ou des fiduciaires et en les incorporant dans les rapports comptables.

4. Génération de rapports

Les documents relatifs aux fiducies et aux successions ne se terminent pas au premier tour de saisie des données. Les fiduciaires ont l'obligation de tenir les bénéficiaires et les tribunaux informés au moyen de rapports d'étape réguliers et de comptables exacts.

Le logiciel d'Estateablement génère automatiquement divers rapports, des instantanés de l'inventaire des actifs aux calendriers de distribution pour les bénéficiaires et aux rapports d'investissement continus. Il est personnalisable, de sorte que vous pouvez inclure uniquement les informations dont vous avez besoin pour un public particulier, qu'il s'agisse d'un résumé du tableau de bord pour une mise à jour d'un client ou d'une comptabilité officielle dans un format judiciaire spécifique.

5. Formation et soutien continus

Les logiciels d'automatisation sont un excellent point de départ lorsque vous envisagez d'entreprendre un nouveau domaine de travail juridique, mais l'adoption d'une nouvelle plateforme n'est pas la fin de l'histoire. Chez Estateablement, nous ne vous laissons pas simplement vous connecter et vous y mettre ; nous offrons un soutien continu pour vous aider à tirer le meilleur parti de notre logiciel et à développer votre expertise en matière de fiducie et de succession.

Notre équipe de soutien à la clientèle est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions, que vous veniez de commencer la mise en œuvre du système ou que vous l'utilisiez depuis un certain temps. Et comme Estateablement est basé sur le cloud, toutes les mises à niveau, améliorations et nouvelles fonctionnalités seront fournies en continu sans nécessiter de soutien informatique interne.

Pour vous aider à démarrer, nous avons créé une série de guides et vidéos explicatives cela vous permettra de suivre chaque module de notre plateforme et d'établir un cadre de tous les éléments dont vous avez besoin pour commencer à travailler dans le domaine de l'administration des fiducies et des successions. Notre centre de ressources présente les dernières nouvelles sur des sujets tels que les successions, les litiges successoraux et les procurations, ainsi que des guides complets à l'intention des praticiens des fiducies et des successions couvrant différentes juridictions aux États-Unis et au Canada.

Comment l'automatisation réduit les erreurs pour les avocats

L'automatisation accroît encore l'efficacité en réduisant les erreurs. Ces outils sont en mesure d'extraire des informations pertinentes d'une base de données centralisée afin de remplir des documents, des lettres et des formulaires judiciaires dans une variété de formats différents. Par conséquent, vous n'avez besoin de saisir les informations qu'une seule fois, ce qui réduit considérablement le risque d'erreur humaine. L'automatisation des documents apporte également d'énormes avantages en termes de contrôle de version, en veillant à ce que les avocats travaillent toujours avec la dernière version.

L'automatisation aide également à réduire les erreurs de formatage qui peuvent vous faire trébucher. Les outils d'automatisation basés sur le cloud sont régulièrement mis à jour conformément aux réglementations les plus récentes pour chaque juridiction, de sorte que vous pouvez être sûr de déposer des documents conformes à chaque fois.

Développez votre pratique avec Estateablement

Si vous êtes un professionnel du droit qui a toujours confié des dossiers de fiducie et de succession aux spécialistes, c'est le moment d'explorer la solution intuitive d'Estateablement. Il a été conçu pour gérer le travail manuel et répétitif associé à l'administration des fiducies et des successions, en réduisant la complexité et en facilitant le respect de la conformité.

Communiquez avec nous aujourd'hui, ou demander une démo pour en savoir plus sur l'automatisation des tâches d'administration des fiducies et des successions dans votre cabinet.

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