Tout ce que vous devez savoir sur l'automatisation des documents juridiques
Les avocats peuvent passer une grande partie de leur journée à créer des versions similaires des mêmes contrats et documents types. Ces tâches manuelles et répétitives ne sont guère la meilleure utilisation de leur temps : elles ont une incidence sur leur capacité à se concentrer sur un travail plus stratégique, et elles n'offrent certainement pas le meilleur rapport qualité-prix aux clients en termes d'heures facturables.
Logiciel d'automatisation des documents juridiques offre une solution efficace à ce problème. Ci-dessous, nous verrons comment l'automatisation documentaire aide les cabinets d'avocats et les équipes juridiques internes à augmenter leur productivité afin qu'ils puissent se concentrer sur des tâches plus importantes.
Qu'est-ce que l'automatisation des documents juridiques ?
L'automatisation des documents juridiques est un processus numérique qui aide les avocats à générer des documents juridiques standard, tels que des formulaires d'homologation, des lettres et des NDS, à partir d'un modèle. C'est peut-être l'outil le plus connu sous l'égide de l' « automatisation juridique », qui décrit tout processus juridique banal ou répétitif que les logiciels peuvent automatiser, comme la gestion de documents ou la gestion des connaissances.
Quels documents juridiques peuvent être automatisés ?
La technologie d'automatisation convient le mieux à la génération de documents de routine tels que les accords de non-communication, les conditions et les contrats de renouvellement. Il vaut la peine d'envisager l'automatisation juridique si :
- La création de documents prend du temps, mais leur valeur est faible en termes de facturation
- Les modèles peuvent être créés en fonction de règles et de processus clairs
- Le même type de document est souvent utilisé dans votre pratique
- Les documents ne sont pas trop complexes
L'automatisation peut ne pas convenir pour :
- Exigences susceptibles de changer souvent
- Un nouveau domaine juridique sans processus établis
- Travail sur mesure qui est peu susceptible d'être répété
Fonctionnement du processus d'automatisation des documents juridiques
La création d'un contrat type, comme une entente de non-divulgation, peut être laborieuse et longue. Après avoir parcourant toutes les versions précédentes pour trouver le document Word ou PDF le plus à jour, les avocats doivent ensuite apporter des modifications manuelles pour corriger toute erreur qui s'est glissée. Ensuite, ils doivent inclure tous les renseignements pertinents, tels que la date d'entrée en vigueur et la contrepartie, avant de procéder à la négociation et aux signatures. Tout cela implique beaucoup de découpe, de collage et de chassage, avec une grande marge d'erreur humaine en cours de route.
Voici à quoi ressemble le processus lorsque vous créez plutôt un contrat numérique :
- Votre cabinet d'avocats (ou votre équipe juridique interne) crée le modèle de NDA.
- Les utilisateurs répondent à un questionnaire pour permettre au logiciel de générer le document conformément aux règles établies. Des directives peuvent être intégrées au modèle pour aider les utilisateurs à le remplir.
- La collaboration interne et la négociation externe se déroulent toutes deux en ligne dans le document.
- Le document est signé au moyen d'une signature électronique.
- Le document final signé est partagé.
- La copie finale est ensuite stockée en toute sécurité et étiquetée pour qu'il soit possible de le trouver.
Avantages du logiciel d'automatisation des documents juridiques
En simplifiant l'ensemble du processus de création de documents, les logiciels d'automatisation peuvent apporter une foule d'avantages à un cabinet d'avocats :
Gagnez du temps
Personne n'est allé à la faculté de droit dans l'espoir de passer toute la journée à saisir les mêmes renseignements sur le client encore et encore. L'un des principaux avantages de la technologie est le temps qu'elle peut faire gagner. Libéré des tâches administratives courantes telles que l'impression de PDF pour signature, un service juridique peut se concentrer sur la prestation de conseils stratégiques ou sur des négociations complexes.
Réduire les coûts
L'automatisation juridique réduit considérablement le coût de création de documents juridiques en économisant du temps sur les tâches manuelles. Les contrats numériques et les capacités de libre-service réduisent la charge de travail d'une équipe, ce qui contribue à réduire les coûts et à tirer le meilleur parti des ressources.
Moins de duplication
La création de documents à grande échelle implique un grand dédoublement, tant au niveau de la rédaction de documents que de la saisie des renseignements sur les clients. L'automatisation peut réduire considérablement ce problème en créant une banque de documents à jour et conformes et en extrayant des informations de votre base de données clients.
Établir la norme
Le contrôle de version représente un défi de taille pour les cabinets d'avocats et les équipes juridiques. En créant plusieurs versions d'un même contrat et en les enregistrant sous forme de documents Word, il est difficile d'identifier la version définitive et augmente le risque d'erreurs et de non-conformité. L'automatisation des documents juridiques aide à établir une source unique de vérité grâce à des modèles normalisés basés sur des règles opérationnelles conformes aux exigences légales actuelles.
Éliminer les erreurs humaines
La production manuelle d'un grand nombre de documents suscite une certaine erreur humaine. Les logiciels d'automatisation, quant à eux, peuvent répéter la même tâche à plusieurs reprises sans se fatiguer, ce qui réduit le risque d'erreur afin que les documents soient exacts, à jour et conformes.
Capturer et analyser les données
Les contrats numériques recueillent de l'information qui peut être utilisée dans le cadre de l'analyse pour améliorer les processus. Ces informations peuvent également être reliées à d'autres systèmes, comme les logiciels de communication client, pour un déroulement plus fluide.
Une meilleure expérience client
Les logiciels d'automatisation offrent un délai d'exécution plus rapide pour les services juridiques et permettent des économies de coûts qui peuvent être répercutées sur les clients. Il permet également aux clients et aux intervenants internes de créer eux-mêmes des documents simples en libre-service.
3 conseils pour choisir la bonne plateforme d'automatisation documentaire
Il est impératif de choisir la bonne plateforme pour profiter pleinement des avantages de l'automatisation documentaire. Voici quelques conseils pour le faire :
Assurer l'adhésion interne
Malgré l'impact que l'automatisation des documents a déjà eu sur le secteur juridique, de nombreux avocats résistent encore aux nouvelles technologies de peur qu'elles n'érodent leur rôle dans la création de contrats. Envisager un programme pilote pour démontrer les avantages de déléguer des tâches courantes afin qu'ils puissent se concentrer sur un travail de plus grande valeur, menant à une plus grande satisfaction au travail.
Considérez votre région
Cela s'applique à la fois à votre domaine juridique et à votre emplacement géographique. Les réglementations juridiques peuvent varier à l'échelle internationale et d'un État à l'autre, alors vérifiez si votre fournisseur de technologie peut créer des modèles conformes à votre zone d'exploitation. Il est également essentiel que le système puisse générer des documents pour votre domaine de droit particulier.
Déterminez comment cela s'intègre dans votre processus
L'automatisation des documents juridiques ne fonctionne pas en vase clos ; il est important de la considérer comme faisant partie de votre logiciel global d'automatisation juridique, ainsi que des outils tels que la facturation, la gestion de la conformité et les rapports, et l'analyse. Bien que l'automatisation des documents ne soit pas la même chose que la gestion documentaire (qui aide les avocats à organiser, rechercher, modifier et gérer l'accès aux documents), les deux vont souvent de pair.
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